Suomen eläintenkouluttajat ry:n tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen Eläintenkouluttajat ry, kotipaikka Espoo
http://www.elaintenkouluttajat.com/
Sähköposti: puheenjohtaja@elaintenkouluttajat.com tiedottaja@elaintenkouluttajat.com
Yhteyshenkilö: yhdistyksen tiedottaja tiedottaja@elaintenkouluttajat.com
2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Suomen Eläintenkouluttajat ry jäsenien ja sen entisten jäsenien tietoja.
Rekisterin nimi:
Suomen Eläintenkouluttajat ry Jäsenrekisteri
Suomen Eläintenkouluttajat ry Kouluttajarekisteri
Suomen Eläintenkouluttajat ry Arvioitsijarekisteri ja Harjoittelupaikkarekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen tai jäsenyyttä hakevan omalla ilmoituksella.
Yhdistys tarjoaa ammattimaisesti eläintenkouluttajana toimiville varsinaisille jäsenilleen mahdollisuutta julkaista yhteystietonsa yhdistyksen kotisivuilla kouluttajalistalla. Ammattimainen toiminta edellyttää toimimista yrittäjänä tai koulutusyrityksen palkansaajana. Siitä syystä kouluttajalistalle haluavan pyydetään ilmoittamaan myös Y-tunnus, jota ei kuitenkaan julkaista sivuilla. Kouluttajalistalle haluava ilmoittaa itse listalle laitettavat tiedot.
Yhdistykseltä ajoittain kysytään opiskelijoiden arvioitsijoita eläintenkouluttajien näyttötilaisuuksiin sekä tietoja jäsenten tarjoamista harjoittelupaikoista. Jäsen voi halutessaan itse ilmoittaa tietonsa näille listoille.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterin tietosisältö: Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä seuraavia tietoja:
– jäsenten yhteystiedot (nimi, postiosoite, puhelin ja sähköposti) (sähköisessä liittymislomakkeessa pakollisena tietona)
– jäsenmaksutiedot (kannattaja vai varsinainen jäsen, laskutukset ja maksusuoritukset)
– tieto siitä, toimiiko jäsen arvioijana ja missä oppilaitoksessa
– tieto siitä, että tarjoaako jäsen harjoittelupaikkoja opiskelijoille
– liittymisen yhteydessä varsinainen jäsen toimittaa kopion ammattitutkintotodistuksesta, joka varmentaa hänen täyttävän varsinaiseksi jäseneksi liittymisen kriteerit sekä hyväksyy eettiset ohjeet
Kouluttajalistalle voidaan lisäksi kerätä seuraavia tietoja:
– onko yrittäjä vai palkansaaja sekä Y-tunnus
– yrityksen nimi, yhteystiedot, www-sivujen osoite
– toiminta-alue ja eläinlajit, joiden parissa kouluttaja työskentelee
Jäsenrekisterissä olevia jäseniä voidaan tarvittaessa ryhmitellä rekisterissä eri ryhmiin (esimerkiksi varsinainen jäsen ja kannatusjäsenryhmiin) esimerkiksi jäsenpostin kohdentamista varten.
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Kouluttajalistalle, arvioitsijalistalle sekä harjoittelupaikkoja tarjoavalle listalle haluavat varsinaiset jäsenet ilmoittavat lisäksi listalle laitettavat tiedot näin halutessaan.
Jäsen hyväksyy tietojensa tallettamisen ja käsittelyn liittymisen yhteydessä.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Kouluttajalistalle, arvioitsijalistalle sekä harjoittelupaikkoja tarjoavalle listalle haluavat varsinaiset jäsenet ilmoittavat lisäksi listalle laitettavat tiedot.
Jäsen hyväksyy tietojensa tallettamisen ja käsittelyn liittymisen yhteydessä.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen käyttämään järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käytössä on Yhdistysavain Rekisteri, jota ylläpitää Avoine Oy. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Sähköiseen jäsenrekisteriin pääsevät yhdistyksen toimihenkilöistä vain henkilöt, joilla on toimen- ja tehtävänkuvansa mukaan sinne tarpeellista päästä
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Paperilla olevat tiedot ovat lukituissa tiloissa.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Julkisella kouluttajalistalla olevia tietoja voidaan luovuttaa ammattimaisia eläintenkouluttajia tiedusteleville tahoille. Lisäksi arvioitsijalistalla ja harjoittelupaikkoja tarjoavalla listalla olevien nimiä ja yhteystietoja voidaan luovuttaa niitä kysyville.
Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille jäsenrekisterin teknisen käsittelyn toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentietoja säilytään pääsääntöisesti jäsenyyden ajan. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa (esimerkiksi kirjanpito).
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsy omiin henkilötietoihin kotisivujen kautta kirjautumalla sekä mahdollisuus itse sitä kautta korjata ja poistaa tietojansa tai mahdollisuus pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Jäsenelle luodaan käyttäjätunnus jäsensivuille sekä omiin tietoihin. Jäsen luo itse salasanansa.
Kouluttajarekisterin, arvioitsijalistan ja harjoittelupaikkarekisterin tietojen poisto tai muuttaminen tapahtuu ilmoittamalla siitä yhdistyksen tiedottajalle sähköpostitse.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
- siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen tiedottajan osoitteeseen.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018